L’outil d’analyse BDES est à la disposition du comité social et économique. Il permet de recenser toutes les informations économiques et sociales de l’entreprise. Qu’est-ce qu’il faut savoir sur ce document et quelles sont toutes les mentions légales qui s’y figurent ?
Base de données économique et sociale : qu’est-ce que c’est ?
Une BDES est un document comportant des informations quantitatives et qualitatives. Ces informations concernent la vie de l’entreprise ainsi que les activités qu’elle mène. La BDES est un moyen de partager des informations de manière simple et transparente entre les dirigeants et les représentants du personnel.
Les données sont manipulées par des personnes habilitées. Les informations que contiennent une BDES sont toutes confidentielles. Ainsi, les personnels qui les traitent sont soumis à une obligation de discrétion.
Vous trouverez dans une BDES des informations qui portent sur l’année en cours et sur les deux années passées.
Quels types d’informations recense une BDES ?
Les informations qui s’y trouvent dépendent de la taille de l’entreprise.
La BDES des entreprises de 300 salariés comporte 10 catégories de mentions obligatoires. Vous y trouverez :
- la rémunération (salariés et dirigeants)
- l’investissement matériel et immatériel
- l’investissement social
- les partenariats
- les transactions financières
- Les fonds propres, les impôts avec les endettements
- toutes les activités sociales et culturelles
- la rémunération des financeurs
- tous les transferts financiers et commerciaux
- et enfin la parité hommes/femmes
La BDES d’une entreprise de plus de 300 salariés, quant à elle, comporte d’autres détails plus spécifiques comme :
- l’évolution des emplois avec celle des effectifs
- les conditions de travail
- les rémunérations accessoires
- les retards de paiement(pour les cotisations sociales)
- l’état de la production et celui des commandes
- tous les représentants des personnels
Actuellement, la BDES comporte des informations sur l’impact environnemental de l’entreprise en question.
La création d’une BDES est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Toutes les entreprises de plus de 50 salariés doivent créer une base de données sociale et économique. La création ne suffit pas, il faut alimenter la base de données avec des informations récentes, donc une mise à jour régulière s’impose.
Si l’entreprise compte plus de 300 salariés, alors, l’employeur fixe les conditions de consultation et de fonctionnement de la BDES. Si la société compte moins de 300 salariés, alors les conditions de consultation et de fonctionnement sont fixées par un accord d’entreprise ou de branche. Ces paramètres peuvent aussi être fixés par un accord entre l’employeur et le CSE ou Comité social économique.
La transgression de cette obligation peut exposer l’employeur à une sanction de délit d’entrave. Dans ce cas, l’employeur risque de payer une amende de 7500 euros.
Que contient la BDES ?
Elle comporte sûrement des informations concernant l’entreprise, mais comment regrouper ces données pour qu’elles soient plus facile à manipuler ?
Le premier contenu d’une BDES est un document qui rassemble toutes les données économiques et sociales de l’entreprise. Cela signifie que toutes les données chiffrées se rapportant sur l’entreprise doivent figurer dans un document unique. Ce dossier inclut le bilan social complet, les documents comptables et financiers, les informations périodiques, etc. Il est impératif d’actualiser cette base de données qu’elle soit au format papier ou numérique.
Le deuxième contenu est un support pour la consultation des instances représentatives du personnel (IRP). D’ailleurs, cette base de données reste à la disposition de l’IRP, et ce, en permanence. C’est pour qu’elle puisse émettre des avis pertinents sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sur sa situation économique et financière et sur sa politique sociale.
A part les membres du CSE et de tout autre IRP, certaines personnes extérieures qui ont un lien professionnel avec l’entreprise peuvent consulter la BDES. C’est, par exemple, le cas du médecin du travail et de l’inspection du travail. Toutefois, l’employeur peut décider de leur accorder un accès complet ou partiel à la base de données de l’entreprise. En revanche, toutes les personnes qui ont accès à la BDES ont l’obligation de discrétion si les informations sont classées confidentielles.
Mise à jour de la BDES : comment s’y prendre ?
L’actualisation de la BDES est obligatoire afin d’avoir des informations à jour et fiables. Elle doit se faire avant les 3 consultations annuelles. Lors de la mise à jour, il faut disséquer les bilans et les rapports annuels pour qu’ils puissent alimenter les rubriques de la base de données. Ainsi, il suffit de mettre les bonnes informations sur les bonnes rubriques pour obtenir une bonne structuration.
Il existe certains éléments de ces rapports et bilans qui réclament des explications et des analyses plus approfondies. Ces explications sont imposées par le Code du travail, donc, elles doivent figurer dans la mise à jour de la BDES.
Tout dépend de l’entreprise, mais il y en a qui préfère le rapport rédigé aux données brut. Le rapport rédigé décrypte les informations chiffrées, mais il faut que les données soient compréhensibles par tous les utilisateurs.
Après chaque mise à jour de la BDES, l’employeur est tenu d’informer les représentants du personnel.
L’absence de BDES est-elle sanctionnée ?
Sans BDES, l’entreprise, ou plutôt l’employeur est exposé à une sanction. Son geste, qu’il soit volontaire ou non, est considéré comme un empêchement du bon fonctionnement d’une IRP. En plus de l’absence, l’incomplétude de la BDES est également intolérable. C’est également le cas du non mise à jour, puisque les données obsolètes ne servent à rien.
Bien utiliser la BDES et interpréter les données qui s’y trouvent : comment faire ?
La lecture d’une BDES requiert quelques connaissances, donc elle n’est pas accessible à tout le monde. L’exemple concret, c’est que tous les représentants du personnel ne sont pas en mesure de lire et d’interpréter un rapport de gestion. La moindre des choses, c’est que les utilisateurs sont en mesure de comprendre la situation de l’entreprise de manière globale.
L’idéal est de mettre en place une démarche pédagogique, notamment une formation spécifique. Cette formation est optionnelle, mais elle est fortement conseillée afin de pouvoir mener un traitement d’informations pertinent.