Pour résoudre des situations ou des problèmes, il faut poser les bonnes questions au bon moment afin de trouver la solution adéquate. Pour cela, la méthode du QQOQCCP est une technique très efficace et performante qui permet de collecter toutes les bonnes informations afin de les explorer sous tous les angles et apporter ainsi des solutions adéquates. En effet, pour chaque problème, vous devez étudier et comprendre la cause racine, évaluer les contraintes afin de fixer ainsi les objectifs. Grâce à la méthode du QQOQCCP, vous pourrez résoudre efficacement tous les problèmes rencontrés.
Définition du QQOQCCP
Issue de la version anglaise sous le nom de « 5 W’s » : Who, What, Where, When, Why, la méthode du QQOQCCP est l’acronyme de : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment et Pourquoi. Il s’agit d’une technique qui permet d’améliorer la gestion de votre projet en posant les meilleures questions clés.
En effet, cet outil permet de récolter toutes les meilleures informations précises d’une situation quelconque afin de résoudre un problème. Ainsi, vous pouvez les explorer sous tous ses angles afin de cadrer et de clarifier la problématique.
Une fois que vous avez toutes les informations, vous pourriez ensuite proposer les actions pertinentes à acter ou aussi les bonnes corrections à déployer face à la problématique.
Pourquoi utiliser la méthode du QQOQCCP ?
Au quotidien, toutes les entreprises sont confrontées à des problématiques bien variées. Certaines d’entre elles sont claires et la solution à déployer n’est pas difficile ; tandis que d’autres sont bien plus compliquées et nécessitent l’utilisation de la méthode du QQOQCCP pour trouver la cause racine du problème.
Certes, le fait de poser les bonnes questions vous permettra de récolter et d’analyser les informations importantes à la résolution d’un problème. D’où, la nécessité de l’utilisation de la méthode du QQOQCCP qui se révèle très simple et flexible.
En peu de temps, vous pouvez trouver les causes racines d’un problème et envisager ensuite une solution adaptée. Par ailleurs, cette méthode peut s’intégrer dans d’autres démarches, telles que :
- La préparation d’un rapport
- L’animation d’un brainstorming
- La rédaction d’un compte-rendu
- La définition d’un plan d’action
- La gestion d’une équipe
A quoi sert-elle réellement ?
Très présent dans les démarches de gestion de projet et dans la gestion des entreprises, l’outil QQOQCCP est très utilisé pour sa simplicité d’utilisation et sa polyvalence. C’est pourquoi, elle s’intègre dans de nombreuses applications et s’adapte parfaitement à tous les niveaux de l’entreprise.
Elle permet d’améliorer les organisations, de construire une bonne stratégie et de gérer les projets. Plus concrètement, à quoi sert-elle réellement ?
Pour résoudre un problème complexe
Généralement, les entreprises rencontrent des situations difficiles à affronter et des problèmes compliqués. Grâce à la technique de questionnement QQOQCCP, vous pouvez trouver facilement la racine du problème afin d’apporter une solution rapide, simple et adaptée.
Pour cadrer un projet
Si vous souhaitez lancer un projet, la méthode du QQOQCCP est incontournable ! Elle permet de définir le cadrage du projet en connaissant les objectifs, les enjeux, les limites, etc. de votre futur projet.
Pour analyser une situation
En posant des questions structurées grâce à la méthode du QQOQCCP, vous pouvez analyser toutes les situations dans toute son intégralité.
Pour définir un plan d’action
La méthode du QQOQCCP vous permettra de déployer un plan d’action bien conçu et adapté à la résolution de votre situation.
Pour animer une réunion
Vous pouvez également intégrer la méthode du QQOQCCP pour animer une réunion ou un brainstorming. Elle est très efficace pour bien organiser votre réunion pour que celle-ci ne parte pas dans tous les sens.
Comment appliquer la méthode du QQOQCCP ?
Connaître cette méthode est déjà un très grand pas dans la résolution de vos problèmes, mais bien l’appliquer au bon moment, c’est mieux ! En fait, elle se découpe en trois parties lorsqu’elle est mise en œuvre :
- Décrire la situation actuelle
- Décrire les lieux et situer les choses
- Proposer une solution pertinente
Le « Quoi » ?
Dans cette première question, vous pouvez définir clairement la problématique à analyser. Cette étape consiste à creuser la cause racine du problème ou dans d’autres cas, connaître l’objet de votre projet.
Généralement, elle met en évidence l’élément déclencheur et les questions souvent posées peuvent être : Quel est le problème ? Quels sont les risques ? Quelle en est réellement la situation ? Quel service ?
Le « Qui » ?
En posant cette question, vous pouvez identifier l’ensemble des personnes qui sera concernée dans la problématique. Il pourrait s’agir de vos fournisseurs, de vos clients, de vos responsables ou d’autres personnes.
Les questions qui peuvent se poser sont : Qui va prendre en charge du projet ? De qui s’agit-il ? Qui est le client du produit ? Pour le compte de qui ? Qui a pris connaissance de la situation ?
Le « où » ?
Grâce à cette question, vous pourrez identifier l’endroit ainsi que le lieu qui est lié à la problématique. Les questions suivantes peuvent-être posées : Où le problème survient-il ? Où se trouve le client ? Où trouver les bonnes informations ? Où se situe le problème ?
Le « quand » ?
Cette étape de questionnement fait référence aux moments où survient le problème évoqué. Elle peut indiquer une date, une durée, une fréquence ou encore une période précise.
Pour cela, les questions posées peuvent être : Jusqu’à quand ? Quand le client utilise-t-il le service ? Dans quels délais ? A quelle fréquence ? A quel moment ?
Le « Comment » ?
Cette étape permet de déterminer la façon dont les faits se réalisent. Elle permet de connaître les moyens ou les actions pour la mise en œuvre.
Les questions qui peuvent être posées sont : Quelles sont les méthodes utilisées ? Quelles sont les actions envisagées ? Comment les clients ont-ils connus notre service ? Quelles procédures seront mises en œuvre ?
Le « Combien » ?
Grâce à cette question, vous pouvez définir les équipements et les moyens disponibles (financiers, humains, techniques, etc.) et quantifier l’objet de la problématique. Les questions sont : Combien de prestataires ? Quelles ressources ? Quel est le budget ?
Le « Pourquoi » ?
Cette question est relative à l’élément déclencheur de la situation et elle sous-entend deux axes de questionnements : pourquoi et pour quoi ? Elle permet de trouver les causes de la problématique, ses origines ainsi que l’objectif à atteindre : Pourquoi les clients préfèrent-ils d’autres versions ? Qu’est-ce qui a provoqué cette baisse ? Pourquoi avoir choisi ce matériel ? Quel est l’objectif à acter ?
La méthode du QQOQCCP : quels sont les avantages ?
Dans de nombreux secteurs, cette méthode connaît un réel succès et ses avantages sont nombreux :
- Simple à comprendre et à mettre en œuvre
- Polyvalente, car elle s’adapte à toutes les situations
- Systématique, car elle permet de prendre une décision tout en considérant les éléments du contexte
- Structurée grâce aux questions ouvertes
- Les informations récoltées grâce à la méthode sont précises et claires.
Exemples d’utilisation de la méthode QQOQCCP
La polyvalence figure parmi les plus grandes qualités de la méthode QQOQCCP. En effet, elle peut s’intégrer dans diverses situations et dans des cas différents. Afin de comprendre son utilisation, voici quelques exemples concrets qui mettent en avant l’intérêt de son application.
Utiliser le QQOQCCP dans la relation client
Dans le cadre de la relation client, le QQOQCCP permettra au conseiller de proposer les bons services, au bon moment et aux bons clients. Pour cela, les questions peuvent prendre l’allure suivante :
Quoi : Quel est son besoin ?
Qui : Qui est le client final ?
Où : Où se trouve le client ?
Quand : Quand est-ce que le client a rencontré le problème ?
Comment : Comment peut-on résoudre son problème ?
Combien : Quel est l’impact financier du problème ?
Pourquoi : Pourquoi le problème a eu lieu ?
Utiliser le QQOQCCP lors d’une animation de réunions
Le QQOQCCP peut aussi être très utile pour des brainstormings ou pour conduire des réunions classiques.
Quoi : Quel est le vif du sujet ?
Qui : Qui vont participer à la réunion ?
Où : Où se déroulera la réunion ?
Quand : Quand se déroulera-t-elle ?
Comment : Comment va-t-elle se dérouler ?
Combien : Combien de personnes y seront ?
Pourquoi : Quel est l’objectif de la réunion ?
Utiliser le QQOQCCP en marketing
C’est surtout dans le domaine de la vente et du marketing que la méthode du QQOQCCP excelle.
Quoi : Quels seront les besoins du client avant de prendre une décision ?
Qui : Qui sont les cibles visées ? Qui seront les concurrents ?
Où : Où se trouve le client visé ?
Quand : Quand est-ce que les clients vont acheter ?
Comment : Comment les clients peuvent-ils acheter le produit ?
Combien : Combien de personnes œuvrent dans la fabrication du produit ?
Pourquoi : Pourquoi développer le produit ?
Pour mieux comprendre et bien cerner une quelconque situation, la méthode QQOQCCP est très efficace et pratique; à condition qu’elle est utilisée à bon escient. En effet, elle permet d’apporter des solutions adéquates face aux problématiques. De ce fait, il s’agit d’un outil de management pertinent et incontournable pour votre entreprise.